Välj vilka cookies du vill godkänna

Här kan du läsa mer om vilka personuppgifter vi behandlar om dig, varför vi gör det och vilka rättigheter du har. Om du har några frågor kring vår personuppgiftsbehandling kan du kontakta oss via kontaktuppgifterna som du hittar under avsnitt 1 nedan.

Det är viktigt för oss att du känner dig trygg med hur vi hanterar dina personuppgifter. Vi vidtar åtgärder för att säkerställa att dina personuppgifter är skyddade och att hanteringen sker i enlighet med gällande lagar, regler och våra interna styrdokument.

1 VEM ÄR PERSONUPPGIFTSANSVARIG OCH VEM SKA DU KONTAKTA?

Boardtalk AB, org. nr: 556822-1195 (”Boardtalk”, ”vi”, ”oss”, ”vår”) är personuppgiftsansvarig för den behandling av personuppgifter som följer av denna intetgritetspolicy och ansvarar för att all behandling sker i enlighet med gällande dataskyddslagstiftning.

Om du har frågor om hur dina personuppgifter behandlas, vänligen kontakta oss enligt kontaktuppgifterna nedan.

Boardtalk AB, org. nr: 556822-1195

Blasieholmsgatan 5

111 48 Stockholm

Vänligen kontakta Boardtalks samordnare för integritetsfrågor: Linn Johansson, 070-790 27 10 linn.johansson@boardtalk.se

2 VILKA PERSONER BEHANDLAR VI PERSONUPPGIFTER OM OCH VILKA PERSONUPPGIFTER BEHANDLAR VI?

2.1 Kandidater

I samband med rekrytering behandlar vi bl.a. personuppgifter om kandidater. Kandidat omfattar dig som söker en anställning eller ett tidsbegränsat konsultuppdrag hos någon av våra kunder. Vi samlar bara in de personuppgifter som vi behöver för att genomföra rekryteringsprocessens olika steg. Vilka personuppgifter som vi samlar in beror på hur du interagerar med oss. Vi samlar in och behandlar följande kategorier av personuppgifter om våra kandidater:

• Identitetsuppgifter: uppgifter som gör det möjligt att identifiera dig, t.ex. ditt namn och personnummer.

• Kontaktuppgifter: uppgifter som gör det möjligt för oss att kontakta dig, t.ex. din adress, e-postadress och telefonnummer.

• Profiluppgifter: uppgifter om din profil, t.ex. kön, ålder, bilder eller videor, användarnamn, lösenord, nuvarande tjänst, uppgift om nuvarande arbetsgivare eller uppdragsgivare.

• Kompetensuppgifter: uppgifter om din kompetens, t.ex. utbildning, yrkeserfarenhet, språkkunskaper och certifieringar.

• Bankuppgifter, t.ex. kontonummer (för våra konsultuppdrag).

• Kommunikation: uppgifter i din kommunikation med oss, t.ex. innehåll i e-postmeddelanden eller svar på intervjufrågor som ställts i rekryteringsprocessen samt nuvarande lön och framtida ersättningsanspråk.

• Testuppgifter: uppgifter som rör genomförda tester, t.ex. testresultat, tidpunkt för testet och typ av test.

Vi behandlar också dina personuppgifter när du besöker vår hemsida eller använder våra digitala tjänster. Läs vidare i avsnitt 2.4 och 3.4 nedan.

2.2 Referenspersoner

I samband med rekrytering behandlar vi bl.a. personuppgifter om referenspersoner. Referensperson omfattar dig som en kandidat har angett som referens i sin ansökan. Vi samlar bara in de personuppgifter som vi behöver för respektive ändamål. Vi samlar in och behandlar följande kategorier av personuppgifter:

• Identitetsuppgifter: uppgifter som gör det möjligt att identifiera dig, t.ex. ditt namn.

• Kontaktuppgifter: uppgifter som gör det möjligt för oss att kontakta dig, t.ex. din adress, e-postadress och telefonnummer.

• Kommunikation: uppgifter i din kommunikation med oss, t.ex. innehåll i e-postmeddelanden eller svar på frågor som ställts i samband med referenstagningen.

2.3 Kunder och leverantörer

I samband med vår rekrytering behandlar vi personuppgifter om potentiella och befintliga kunder/uppdragsgivare (oftast kontaktpersoner hos dessa). Vi behandlar också personuppgifter om våra leverantörer (oftast kontaktpersoner hos dessa). Kund/uppdragsgivare omfattar dig som jobbar för en organisation som är intresserad av eller anlitar oss för en eller flera rekryteringar eller konsultuppdrag. Leverantör omfattar dig som jobbar för en organisation som levererar varor eller tjänster till oss.

Vi samlar bara in de personuppgifter som vi behöver för respektive ändamål. Vilka personuppgifter som vi samlar in beror på hur du interagerar med oss. Vi samlar in och behandlar följande kategorier av personuppgifter:

• Identitetsuppgifter: uppgifter som gör det möjligt att identifiera dig, t.ex. ditt namn och i vissa fall organisationsnummer (vid enskild firma som är kund eller leverantör till oss).

• Kontaktuppgifter: uppgifter som gör det möjligt för oss att kontakta dig, t.ex. din adress, e-postadress och telefonnummer.

• Tjänsteuppgifter: uppgifter om din roll hos den organisation som du företräder, t.ex. tjänst, uppgift om arbetsgivare eller uppdragsgivare.

• Kommunikation: uppgifter i din kommunikation med oss, t.ex. innehåll i e-postmeddelanden.

Vi behandlar också dina personuppgifter när du besöker vår hemsida eller använder våra digitala tjänster. Läs vidare i avsnitt 2.4 och 3.4 nedan

2.4 Hemsidebesökare

Vi behandlar personuppgifter om dig som besöker vår hemsida eller använder våra digitala tjänster.

Vi samlar bara in de personuppgifter som vi behöver för respektive ändamål. Vilka personuppgifter som vi samlar in beror på hur du interagerar med oss. Vi samlar in och behandlar följande kategorier av personuppgifter:

• Teknisk data: IP-adress, Information om den enhet du använder (t.ex. dator eller mobiltelefon), såsom operativsystem och webbläsartyp samt uppgifter om ditt användarbeteende, browsinghistorik.

3 VARFÖR, MED STÖD AV VILKEN RÄTTSLIG GRUND OCH HUR LÄNGE BEHANDLAR VI DINA PERSONUPPGIFTER?

3.1 Kandidater

I samband med rekryteringsprocessen kommer vi att behandla dina personuppgifter i enlighet med vad som anges i tabellen nedan.

Vi vill särskilt uppmärksamma dig på…

…att vi samarbetar med ett antal andra rekryteringsbolag kring ett gemensamt kandidatregister som upprättats i Hub & Spoke AB:s (”Hub & Spoke”) molnbaserade mjukvara (”Plattformen”). Vissa uppgifter som vi behandlar om våra kandidater delar vi med våra partnerbolag i Plattformen. Det innebär att du som sökt eller söker jobb via oss kommer i kontakt med fler potentiella arbetsgivare genom att vi kan komma att rekommendera dig till ett av våra partnerbolag för liknande eller andra möjligheter än den möjlighet du ursprungligen sökt eller varit i kontakt med oss kring. Här kan du se vilka våra nuvarande partnerbolag är och sist i tabellen nedan kan du läsa mer om denna personuppgiftsbehandling. Vi ansvarar gemensamt med övriga partnerbolag för personuppgiftsbehandlingen inom ramen för Plattformen (s.k. gemensamt personuppgiftsansvar), men personuppgiftsbiträdet Hub & Spoke sköter den dagliga hanteringen, t.ex. ser till att personuppgifter raderas i Plattformen. Om du vill ta tillvara på dina rättigheter gällande personuppgiftsbehandling kopplat till Plattformen ber vi dig att i första hand vända dig till oss och i andra hand till Hub & Spoke (org.nr 559352-7558, Eriksbergsgatan 8 a, 114 30 Stockholm, info@hubandspoke.se).

Vi behandlar också dina personuppgifter när du besöker vår hemsida eller använder våra digitala tjänster. Läs vidare om denna personuppgiftsbehandling i avsnitt 3.4 nedan.

3.2 Referenspersoner

I samband med rekryteringsprocessen kommer vi att behandla dina personuppgifter i enlighet med vad som anges i tabellen nedan.

3.3 Kunder och leverantörer

Vi behandlar också dina personuppgifter när du besöker vår hemsida eller använder våra digitala tjänster. Läs vidare om denna personuppgiftsbehandling i avsnitt 3.4 nedan.

3.4 Hemsidebesökare

4 VEM DELAR VI DINA PERSONUPPGIFTER MED?

För att kunna administrera rekryteringsprocessen och följa lagar och regler behöver vi dela dina personuppgifter med andra. Här nedanför hittar du närmre information om vilka mottagare vi delar dina personuppgifter med.

4.1 Tjänsteleverantörer

För att vi ska kunna behandla dina personuppgifter i enlighet med ovan angivna ändamål, delar vi dina personuppgifter med våra tjänsteleverantörer. Detta är företag som tillhandahåller oss system som är nödvändiga för vår verksamhet, t.ex. rekryteringsprocessen (såsom rekryteringssystem och kompetenstester) och som hanterar löpande drift, teknisk support, lagring och underhåll av systemen.

När tjänsteleverantörer behandlar personuppgifter på vårt uppdrag och enligt våra instruktioner är de personuppgiftsbiträden till oss och vi ansvarar för hanteringen av dina personuppgifter. De får då inte använda dina personuppgifter för sina egna ändamål och de är skyldiga enligt lag och avtal med oss att skydda dina uppgifter.

Vi samarbetar med följande kategorier av personuppgiftsbiträden:

• Företag som tillhandahåller vår tjänst/system för hantering av rekryteringar och förenkling av anställningsprocessen (avser våra kandidater och referenspersoner).
• Server- och hostingföretag (avser kandidater, referenspersoner, kunder, leverantörer och hemsidebesökare).
• Företag för e-postutskick (avser kandidater, referenspersoner, kunder och leverantörer).
• Företag för videobearbetning (avser kandidater).
• Företag för informationssökning (avser kandidater).
• Analytiska serviceföretag (avser kandidater).

4.2 Andra/utomstående företag och tredje parter

Vi kan även komma att dela dina personuppgifter med andra externa parter:

• Potentiell arbetsgivare/uppdragsgivare som erbjuder tjänst, om vi bedömer att din ansökan som kandidat är intressant.
• Andra rekryteringsföretag som vi samarbetar med (partnerbolag): i syfte att sätta dig som kandidat i kontakt med fler potentiella arbetsgivare. Här kan du se vilka våra nuvarande partnerbolag är. Du kan också läsa mer om denna delning av personuppgifter i avsnitt 3.1 ovan.
• Fackliga organisationer: exempelvis för att hantera och bemöta rättsliga krav (exempelvis i samband med en tvist eller rättsprocess).
• Leverantörer av sociala medieplattformar som Google och Meta för marknadsföringsändamål.Statliga myndigheter: när det följer av lag eller myndighetsbeslut eller för att frivilligt besvara myndighetsförfrågan.
• Domstolar: i händelse av tvist eller annan prövning.
• Andra utomstående parter: exempelvis externa rådgivare och revisorer, eller potentiella köpare och säljare, och deras rådgivare, om det är nödvändigt för att genomföra en omstrukturering, en fusion, ett förvärv eller en försäljning av alla, eller delar av, våra tillgångar.

4.3 När vår personuppgiftsbehandling sker utanför EU/EES

Vi strävar alltid efter att dina personuppgifter ska behandlas inom EU/EES, men i vissa situationer kan vi komma att behöva överföra dina personuppgifter till samarbetspartners och tjänsteleverantörer som befinner sig utanför EU/EES (så kallade ”tredje land”). Det sker i vissa fall och i begränsad omfattning.

Oavsett var dina personuppgifter behandlas vidtar vi alla rimliga kontraktuella, tekniska och organisatoriska åtgärder för att säkerställa att skyddsnivån för denna behandling är likvärdig den som gäller inom EU/EES. För att säkerställa att dina personuppgifter är skyddade på motsvarande sätt som om de hade stannat inom EU/EES, ingår vi även EU-kommissionens standardavtalsklausuler med våra samarbetspartners och tjänsteleverantörer som behandlar personuppgifter i tredje land. Vi vidtar även ytterligare tekniska och organisatoriska skyddsåtgärder när detta behövs, såsom kryptering och pseudonymisering. Om det finns ett s.k. adekvansbeslut från EU-kommissionen som omfattar samarbetspartners och tjänsteleverantörers behandling av personuppgifter i tredje land, förlitar vi istället oss på detta.

5 VAR FÅR VI DINA PERSONUPPGIFTER IFRÅN?

Vi samlar i huvudsak in de personuppgifter som du som kandidat lämnar till oss (exempelvis skriftligt i ansökningshandlingarna eller muntligt vid intervju eller andra kontakter som vi har), inklusive uppgifter som du indirekt har lämnat genom tredje part, t.ex. LinkedIn. Vi samlar också in uppgifter om dig som kandidat från de rekryteringsföretag som vi samarbetar med, de referenspersoner som du angivit som referens i dina ansökningshandlingar, uppgifter från allmänt tillgängliga informationskällor som sociala medier och offentliga register samt våra anställda, när de gör rekommendationer om potentiella arbetssökande och därigenom lägger till personuppgifter om dig. Vi samlar också in vissa uppgifter om dig via cookies och liknande spårningsteknik när du besöker vår hemsida och/eller använder våra digitala tjänster.

För dig som referensperson inhämtar vi dina uppgifter från den aktuella kandidaten och för dig som jobbar för en kund eller leverantör inhämtar vi dina uppgifter från kunden eller leverantören. För dig som hemsidebesökare samlar vi in dina uppgifter från dig och den enhet du använder.

6 MÅSTE DU LÄMNA IFRÅN DIG DINA PERSONUPPGIFTER?

När vi behandlar personuppgifter om dig som kandidat gör vi det bland annat i syfte att administrera rekryteringsprocessen du är aktuell i och för att kunna försvara oss mot eventuella rättsliga anspråk. Om du inte tillhandahåller de personuppgifter som vi efterfrågar kan det medföra att vi inte kan bedöma din lämplighet för en tjänst hos oss och därmed inte erbjuda dig en anställning. Om du känner tveksamhet eller oro för att lämna en viss personuppgift kan du kontakta oss (se avsnitt 1 ovan) för att få ytterligare information.

För dig som är referensperson är det helt frivilligt att delta som referensperson men om du väljer att inte delta kan det få påverkan på rekryteringsprocessen för den aktuella kandidaten.

För dig som är kontaktperson hos våra kunder och leverantörer behöver vi behandla dina personuppgifter för att administrera och hantera våra avtalsrelationer. Om du inte tillhandahåller dina personuppgifter så behöver en annan kontaktperson utses hos kunden eller leverantören.

När vi behandlar personuppgifter om dig som hemsidebesökare gör vi det bl.a. för att kunna tillhandahålla grundläggande funktioner på vår hemsida. Vår övriga användning av dina personuppgifter som hemsidebesökare kan du välja att inte samtycka till. Om du känner tveksamhet eller oro för att lämna en viss personuppgift kan du kontakta oss (se avsnitt 1 ovan) för att få ytterligare information.

7 DINA RÄTTIGHETER

7.1 Allmänt

Vi ansvarar för att dina personuppgifter behandlas på ett lagligt, transparent och öppet sätt i förhållande till dig och att dina uppgifter är korrekta och uppdaterade. Du har vissa rättigheter när det gäller vår behandling av dina personuppgifter. Om du vill utöva någon av dina rättigheter kan du kontakta oss genom att använda kontaktuppgifterna i avsnitt 1.

Vi återkommer till dig så snabbt vi kan, och senast inom en månad, från att vi tagit emot din begäran. Om vi inte kan besvara din förfrågan eller behöver mer tid på oss, kommer vi att förklara varför.

7.2 Rätt till tillgång (s.k. registerutdrag)

Du har rätt att få veta om vi behandlar personuppgifter om dig eller inte. Om vi gör det har du också rätt att få information om vilka personuppgifter vi behandlar och hur vi behandlar dem. Du har också rätt att få en kopia på de personuppgifter vi behandlar om dig.

Om du är intresserad av vissa specifika uppgifter ber vi dig att ange det i din begäran. Du kan till exempel specificera om du är intresserad av en viss typ av uppgifter eller om du vill ha information om uppgifter från en viss tidsperiod.

7.3 Rätt till rättelse

Om några av de personuppgifter vi behandlar om dig är felaktiga har du rätt att få dem rättade. Du har också rätt att komplettera ofullständiga personuppgifter med ytterligare information som behövs för att uppgifterna ska vara korrekta. När vi har rättat dina personuppgifter, eller kompletterat dem med ny information, kommer vi informera de som vi har lämnat ut dina uppgifter till om de uppdaterade uppgifterna, förutsatt att det inte är omöjligt eller för besvärligt. Om du begär det, kommer vi också berätta för dig vilka vi har lämnat ut dina uppgifter till. Om du begär rättelse har du också rätt att begära att vi begränsar vår behandling av dina uppgifter under tiden vi utreder frågan.

7.4 Rätt till radering (rätten att bli bortglömd)

Du har i vissa fall rätt att begära att vi raderar de personuppgifter vi har registrerade om dig. Du har rätt att få dina uppgifter raderade om:

• Uppgifterna inte längre behövs för de ändamål som de samlades in för eller på annat sätt behandlats.
• Du motsätter dig behandling av uppgifterna som sker med stöd av vårt berättigade intresse och vi inte kan visa att våra skäl till behandlingen väger tyngre än dina intressen.

• Personuppgifterna behandlas på ett olagligt sätt.

• Vi har en laglig skyldighet att radera personuppgifterna.

Om vi raderar dina uppgifter efter att du har begärt det kommer vi också informera de som vi har lämnat ut uppgifterna till om raderingen, förutsatt att det inte är omöjligt eller för besvärligt. Om du ber oss, så kommer vi också berätta för dig vilka vi har lämnat ut dina uppgifter till.

7.5 Rätt till begränsning

Med begränsning menas att uppgifterna markeras så att de i framtiden bara får behandlas för vissa avgränsade syften. Rätten till begränsning gäller:

• När du anser att uppgifterna är felaktiga och du har begärt rättelse. Då kan du även begära att behandlingen begränsas under tiden som vi utreder om uppgifterna är korrekta eller inte.

• Om behandlingen är olaglig och du inte vill att uppgifterna ska raderas.

• När vi inte längre behöver behandla uppgifterna för de ändamål som vi samlade in dem, men du behöver dem för att kunna fastställa, göra gällande eller försvara rättsliga anspråk.

• Om du har invänt mot behandling som sker med stöd i vårt berättigade intresse. Då kan du begära att vi begränsar behandlingen medan vi utreder om vårt intresse av att behandla dina uppgifter väger tyngre än dina intressen.

Även om du har begärt att vi begränsar behandlingen har vi rätt att använda uppgifterna för lagring, för att göra gällande eller försvara rättsliga anspråk eller för att skydda någons rättigheter. Vi får också behandla uppgifterna för skäl som rör ett viktigt allmänintresse. När begränsningen upphör kommer vi att informera dig om detta. Om vi begränsar behandlingen av dina uppgifter kommer vi också informera de som vi har lämnat ut uppgifterna till, förutsatt att det inte är omöjligt eller för besvärligt. Om du ber oss, så kommer vi också berätta för dig vilka vi har lämnat ut dina uppgifter till.

7.6 Rätt att göra invändningar

Du har rätt att invända mot vår behandling av dina personuppgifter som sker med stöd av vårt berättigade intresse. Om du invänder mot behandlingen kommer vi, utifrån din särskilda situation, utvärdera om våra intressen att behandla uppgifterna väger tyngre än dina intressen av att uppgifterna inte behandlas för det ändamålet. Om vi inte kan visa avgörande berättigade skäl som väger tyngre än dina kommer vi sluta med den behandling som du invänder mot – förutsatt att vi inte måste behandla uppgifterna för att fastställa, utöva eller försvara rättsliga anspråk.

Om du invänder mot behandlingen har du också rätt att begära begränsning under den tid vi utreder frågan.

7.7 Rätt till dataportabilitet

Dataportabilitet innebär att du har rätt att få ut de uppgifter som vi har samlat in om dig, från dig, i ett strukturerat, allmänt tillgängligt och maskinläsbart format och att du har rätt att överföra detta till en annan personuppgiftsansvarig. Rätten till dataportabilitet gäller bara:

• För uppgifter som har samlats in från dig, om dig,

• Om behandlingen sker baserat på ditt samtycke, och

• Behandlingen sker automatiserat.

7.8 Rätt att klaga

Kontakta oss om du är missnöjd över hur vi behandlar dina personuppgifter, så kan vi gemensamt försöka lösa din fråga, se våra kontaktuppgifter under avsnitt 1 ovan. Du har även rätt att lämna in klagomål till tillsynsmyndigheten. Integritetsskyddsmyndigheten (IMY) är svensk tillsynsmyndighet över vår användning av dina personuppgifter. Du har även rätt att ge in ett klagomål till den tillsynsmyndighet i det land där du har din hemvist eller arbetar, eller i det land där du anser att en överträdelse av regelverket ägt rum.

8 ÄNDRINGAR AV INFORMATIONSTEXTEN

Vi förbehåller oss rätten att ändra och uppdatera denna informationstext löpande. Vid viktiga ändringar kommer vi tydligt att informera dig om detta på lämpligt sätt.