Med en välplanerad digital onboarding ger du din nya medarbetare större chans att snabbt komma till rätta och trivas. Du skapar bra förutsättningar för att personen ska känna sig välkommen, förstå verksamheten och sin roll – och såklart, göra ett bättre jobb. Men hur gör du detta på ett smidigt sätt när det måste ske på distans? Här är fem saker att tänka på för att lyckas med en onboarding digitalt.

1. Förberedelser och introduktion
   Det första steget i en bra onboarding digitalt är att ge din nya kollega den information som behövs för att hen ska kunna läsa in sig på ditt företag. Men också för att ge en inblick i er kultur och blivande kollegor. Det kan till exempel handla om era värderingar, vision och mission, riktlinjer, viktiga lathundar och målsättningar. Viss information kan du med fördel delge redan innan första dagen, då de flesta tycker om att vara lite förberedda. Du visar dessutom att ditt företaget är strukturerat och proffsigt. Underskatta inte vikten av att förmedla en positiv känsla redan från påskrivet avtal, då är det större chans att den nya kollegan känner sig extra peppad första dagen på jobbet. 
   
2. Rätt förutsättningar, verktyg och teknik

   Tekniken har aldrig varit så viktig som vid en onboarding digitalt. Sitter inte rutinerna för den så får du såklart problem när du ska onboarda din nya kollega. Se därför till att redan innan säkerställa att allt fungerar som det ska. Skapa nya användarkonton och ge personen behörighet till alla de program och verktyg ni använder. Se till att du gör det smidigt för personen att hålla kontakten med dig och andra kollegor. Använd med fördel dela-skärm-funktioner när du ska lära ut nya program och verktyg.

3. En tydlig plan

   En tydlig plan för onboarding-processen är viktigare än någonsin. Stolpa ner varje steg i introduktionen så att både du och din nya kollega vet vad som gäller den första tiden. Planen bör redogöra för tydliga arbetsuppgifter, deadlines, målsättningar och förväntningar, men även andra relevanta beskrivningar som gör det enkelt för kollegan att komma igång. Det kan till exempel handla om information kring vilka kollegor som är inblandade i vilka uppgifter och team – vem som ska kontaktas för vad och så vidare. Det är ingen dum idé att göra en plan för några första möten den nya kollegan och de andra medarbetarna emellan, så vet du att de snabbt börjar bygga sin relation. Se till så att planen inte är begränsad till de första dagarna, en onboarding pågår tills att den nya kollegan är trygg och kan prestera på egen hand. 

4. Välkomna in kollegan i företagskulturen

   Den största skillnaden på en ”normal” onboarding-process och en onboarding digitalt är nog ändå den sociala aspekten. Det är självklart svårare att introducera en ny kollega för teamet och förmedla kulturen utan att ses. Men med en plan även för detta så kan du lyckas riktigt bra ändå. Se till att schemalägga videosamtal er emellan och låt varje medarbetare presentera sig. Glöm inte heller möten som handlar om annat än jobb, till exempel virtuella frukostar eller AW:s. 

5. Löpande uppföljningar
   För att lyckas med din onboarding digitalt krävs det, sist men inte minst, att du har löpande avstämningar med din nya kollega. Du behöver få insyn i hur din kollega mår och trivs, hur projekten rullar och om något behöver justeras. Med regelbundna avstämningar får du tidigt en chans att sätta in eventuella åtgärder, bygga relation med din nya kollega och få värdefull feedback från någon som ser på företaget med nya ögon.